重庆师范大学研究生档案管理暂行规定

重师发［2012］279号

第一章   总 则

第一条  为推进我校研究生档案管理的规范化、科学化，确保研究生档案的安全及管理的严肃性、连续性和完整性，根据《中华人民共和国档案法》、教育部《高等学校档案管理办法》等文件精神，结合我校研究生教育发展实际情况，特制定本规定。

第二条  研究生档案是指研究生在录取、培养、毕业、学位授予等活动过程中形成的，记载个人学习情况、政治思想品德、科研能力、奖惩情况的具有重要保存价值的文字材料以及录取前原人事档案的总和，是相关部门全面考察、了解和选拔人才的重要依据。

第三条  研究生处是学校研究生档案工作的责任单位，负责组织实施全校研究生档案工作。各学院分党委、党总支负责人为本学院研究生档案工作的第一责任人。

第四条  本规定适用于我校全日制研究生档案管理。

第二章归档范围

第五条  招生过程中形成的有关材料：研究生录取通知书、硕士研究生推荐免试登记表、定向、委培协议书以及研究生入学前原有人事档案材料。

第六条  培养及学位授予过程中形成的有关材料：研究生学籍表，研究生课程学习成绩登记表，奖惩记录，党团组织材料，学位申请表、毕业证、学位证复印件或学历学位证明等。

第七条  毕业生就业过程中形成的有关材料：体检表、毕业研究生登记表、就业派遣通知单等。

第八条  在校期间形成的其它材料。如更改姓名、出生日期形成的有关材料（本人申请书、公安部门出示的更改证明等）。

第三章归档与保管

第九条  研究生录取后，由校研究生招生办公室统一调档。研究生处应在新生入学一个月内完成其人事档案的收集工作，并及时转递到承担研究生培养的相关学院。

第十条  各学院须指定专人负责本院研究生人事档案的归档与保管工作。

第十一条  研究生在读期间形成的档案材料由研究生处负责收集、归档与保管。

第十二条  档案文字材料不能用圆珠笔、铅笔、红色墨水笔书写或复写纸复写。应该手工填写的内容不得打印或手写纸条粘贴。档案材料必须为原件，特殊情况附复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。

第十三条  查阅、摘录、复制研究生档案，应经所在学院或研究生处档案管理负责人批准。

第四章 档案转递

第十四条  研究生毕业前，各学院研究生档案管理人员应做好离校研究生档案材料的清点工作，并根据学校的安排及时送交研究生处，协助研究生处完成本学院研究生在读期间所形成的档案材料的归档。

第十五条  研究生毕业派遣后，研究生处应在20天内通过机要方式将研究生人事档案发往其就业单位或档案接受单位；在3个月内将毕业研究生学籍材料分类归档，移交学校档案馆保存。

第十六条  其它情况的档案转递：因转学的研究生的档案寄往转入院校；因退学、开除学籍、出国或死亡的学生档案寄往其生源所在地；未按规定的时间报到入学或经审查不符合录取条件被取消入学资格的新生，其档案退回生源地。

第五章  附则

第十七条  本规定自发布之日起施行，由研究生处负责解释。

                                            重庆师范大学

 2012年12月29日